مشاكل الأرشيف التقليدي
• نمو عدد الوثائق والأوراق والمستندات والسجلات والملفات يوميا
• ( 40 % ) من وقت الموظف يضيع في البحث عن المعلومات
• ينمو بمعدل ( 25 % ) سنويا عدد الوثائق في المؤسسات والهيئات
• تكاليف أماكن الحفظ تنمو بمعدل ( 12 % ) سنويا
• يحتاج إلى مساحات ودواليب وغرف كبيرة للحفظ
• يحتاج إلى وقت طويل لاسترجاع المعلومات
• ليست بأمان من الضياع أو التلف أو السرقة
لماذا تحتاج المؤسسات إلى الأرشفة الكترونية
تزداد المسندات الورقية في عددها زيادة هائلة نتيجة لزيادة النشاط في المؤسسات الحكومية
والخاصة,كما أن زيادة عمر المؤسسة ينتج عنه أعدادا أكثر من تلك المستندات نتيجة للزيادة
المطردة في أنتاج واستخدام المستندات,ومع استخدام النظم اليدوية التقليديه في حفظ واسترجاع
وتداول تلك المستندات وما بها من معلومات , أدى هذا إلى ظهور العديد من المشاكل التي تقف
حائلا أمام الحفظ وتطبيق النظم العملية لإدارة الملفات والمستندات واستخراج كافة المعلومات التي يمكن أن يتطلبها نظام العمل في المؤسسة,ومن هذه المشاكل مايلي :
1- المكان
1-يحتاج حفظ الملفات الورقيه إلى مكان كبير و حيز ضخم لوضع معدات الحفظ المناسبة للملفات وغالبا ما يكون هذا المكان غير متوافر في معظم المؤسسات مما يؤدي إلى تكدس هذه الملفات وبالتالي صعوبة حفظها , وأيضا استرجعها وتداولها , وحتى في حالة توفير المكان الكبير
فانه قد يكون غير مناسبا لحفظ تلك الملفات مثل اختيار البدرومات,وما بها من الرطوبة العالية.
2- الوقت
فالنظام اليدوي بطئ حيث يحتاج الحصول على المستند إلى فتره زمنية طويلة للبحث عنه
والحصول عليه , وخاصة في حالة تكدس المستندات والملفات وعدم توافر المكان المناسب,
مع عدم توافر نظام حفظ واسترجاع جيد من عمليات التصنيف والفهرسة والتكشف .
3- العاملون
نتيجة لصعوبة الحصول على الملفات والمستندات , واحتمالات فقدانها وتلفها , فان ذلك لا يساعد
الإدارة والعاملون فيها على القيام بالأنشطة المختلفة من تسيير إجراءات العمل اليومية من تخطيط ورقابة واتخاذ قرارات , وبالتالي يعود على المؤسسة بالخسارة في الوقت والمجهود .
4- النقل والتداول
نظرا لعدم توفير معدات نقل الملفات والمستندات , بما يتناسب مع شكلها وحالتها الماديه وما تحتويه من بيانات هامه , وحيث يصعب نقل الملفات والمستندات وتداولها من مكان حفظها إلى أماكن عملها لا عن طريق أشخاص لايقدرون أهمية تلك الملفات والمستندات وكيفية التعامل معها,مما يؤشر بالتالي على حركة سير العمل , بل وعلى الملفات والمستندات نفسها , وما يمكن أن تتعرض له من تلف أو ضياع وتداخل فيما بينها .
5- ألاعتبارات الأمنية للأرشفة
تبدأ بأهمية التوثيق وأصالة العمل وضمان عدم التحريف في المحتوى وسلامة المكان في حالة
الحريق والإمطار والكوارث الطبيعية وتحديد أماكن خاصة بالاسترجاع ( Backup ) .
بالإجمال يمكن تلخيص أهم سمات نظام الأرشفة الالكترونية
وفي نقاط مختصرة نبذه أهم السمات الرئيسية لبرنامج الأرشفة الاكترونية ( لينامار 3.2 ) المنفذ والمطور من قبل اللين والأعمار عن غير النظم الإدارية مايلي :
1-القضاء على مشكلات الحفظ وتوفير المساحة المكانيه بنسبه قد تصل الى ( 90 % ) تقريبا
2-التقاط ( Capturing ) نسخة الكترونية للوثائق الورقية المعياريه ذات المقاسات العالميه
( A5-A0)
3- تقليل الإعمال الورقية كمرحلة أولية في اتجاه الحكومة الالكترونية
4- ارتفاع مستوى الأمن والسرية للوثائق وسهولة التحكم بالصلاحيات
5- عرض الوثائق المحفوظة في مستودع النظام (Documents view )
6- تخزين الصور والوثائق وتنظيمها وربطها في نظام الفهرسة اليا حسب حقول خاصة
7-تعدد وسائل الإدخال والإخراج حسب رغبة المستفيد
8-الحصول على جميع أنواع التقارير والإحصائيات بطرق مبسطه جدا
9- بحث واسترجاع ( Storage)
10- سهولة نقل الرسائل والوثائق الالكترونية
11-التقليل من المرجعات للدوائر الحكومية
12-عدم التضارب والتكرار في إصداره الأوامر أو القرارات .
13-توحيد المعايير في التعامل مع الوثائق ,الربط بين المعلومات في أكثر من قاعدة معلومات سواء داخل المؤسسة الام آو خارجها
14-حفظ الوثائق بشكل نهائي بأقل كلفه
15-تقليل مخاطر فقد أو ضياع الوئائق
16-ارتفاع مستوى لأمن السرية وسهولة التحكيم بالصلاحيات
17-تقليل لإعمال الورقية كمرحلة أولية في اتجاه الحكومة الكترونية
18-السهولة في أدارة الوثائق
19-السرعة في تقديم الخدمة للمستفيدين
20-تقليل الاعتماد على الأصول وبالتالي حمايتها ولاستعانة في الرخص الرقمية من خلال شاشات الحاسب الآلي
21-إمكانية التوسع راسيا أو أفقيا أو كليهما معا في حجم نظام الأرشفة وإمكانية زيادة عدد المستخدمين وكميات الملفات و الوئائق المخزنة مستقبلا وتعدد الإدخال ولإخراج حسب رغبة العميل على تقنيات حديثة ومتطورة
22-ضمان سرعة اتخاذ القرار بوجود أمكانية الإطلاع السريع على الوثاثق
23-سرعة أمكانية التداول والاسترجاع والبث ونقل الوثائق والمعلومات إلى الغير في أماكن متعدد لحظيا
24-إلغاء الفاصل الزمن والجغرافي بين فئات المستفيدين لتلبية حاجتهم الفوري
25-أجراء الاتصالات مع الغير في نفس الوقت دون مشكلات في بث الوثائق والمعلومات
26-تحقيق التكامل والتنسيق في عملية تداول الوثائق والمعلومات داخل المؤسسة أو خارجها
27-إتاحة فرصة التعامل للعاملين مع الأنظمة الفنية للوثائق و المعلومات على المستوين المحلي و الدولي من خلال تعاملهم مع منظمة أخرى محلية أو دولية
28- السرعة في تقديم الخدمة للمستفيدين والمراجعين وتقديم خدمات البث الانتقائي للمعلومات والوثائق فور تحديث البيانات والوثائق
29-تأكيد مصداقية وصلاحية الأنظمة الفنية للوثائق والمعلومات عند التعامل مع الغير بثقة عاليه
30-الدقة والسرعة والتامين والحفاظ على الملفات والمعلومات ضد كافة أنواع المخاطر بوجود نسخ بديلة متعددة
31-توفير الوقت والجهد وترشيد الإنفاق المالي بما يعمل على تحسين الاستغلال الأمثل للموارد ألاقتصاديه المتاحة.
32- تقليل لاعتماد على الوصول وحمايتها ولاستعانة بالنسخ الرقمية
33-حفظ الوثائق بشكل نهائي بأقل تكلفة
34- الفاء الفاصل الزمني ( ( 7 * 24 والمكاني بين فئات المستفيدين لتلبية حاجاتهم الفورية من المعلومات والوثائق
35- توفير نسخ بديلة في أماكن متعددة ضد كافة أنواع المخاطر أو الحرائق أو فقط أو ضياع الوثائق
36- امكانية الربط مع مجموعة برنامج ولجلب الوثائق المخزنة في البرنامج من خلالها او التخزين مباشرة من واجهة في برنامج الطباعه ( Print )
37- امكانية مراقبة الوثائق وتحويلاتها ومتابعة تطورها داخل المؤسسة (Workflow )
38- الاسترجاع السهل والسريع للوثيقة بالبرامج من خلال تعدد نقاط الوصول ,او مداخل البحث للوثائق المحفوظة اكتروني (بالرقم ,بالموضوع , اسم المرسل او المرسل اليه كلمات ,مفتاحيه للوثيقة التأريخ)
39- إمكانية استرجاع الوثيقة الواحدة بمعنى العمل بمبدأ المشاركة في الإطلاع على الوثيقة في نفس الوقت ومن أماكن مختلفة
40- أيجاد وعاء بديل واحتياطي للمستندات والوثائق الأصلية
41- تقليل حجم المخزون لأصلي وإمكانية إتلاف الوثيق غير الضرورية0
42- إدارة الدورة المستنديه منذ بدايتها حتى الانتهاء من جميع الإجراءات بها وإمكانية متابعة جميع الإجراءات .
43-زيادة في أمن البيانات والمعلومات مما يقوم النظام بتشفيرها لعدم السماح من لاستفادة من استخدامها
44-تعديل البيانات من حيث تصنيفها وإضافة اختام وتعليقات ونوعيتها والقيام بالعديد من العمليات المختلفة على البيانات
- 45- مراقبة كافة مستخدمي البرنامج من قبل المسئولين ومعرفة كافة العمليات بالتاريخ والوقت
تقوم مؤسسة اللين والاعمار بتنفيذ مشاريع الارشفة الالكترونية كمرحلة أولية للعملاء وذلك بتحويل جميع الملفات الورقية الى ملفات الكترونية عبر مسحها ضوئيا وادخال بياناتها للمؤسسات الحكومية والخاصة وتقديم نظام الارشفة الالكترونية الذي يشمل برنامج الارشفة الالكترونية ومتابعة سير المعاملات والاتصالات الادارية بنظام واحد بحلته الجديدة لعام 2014
إتصل بصاحب الإعلان 