ماهي الأرشفة الإلكترونية ؟
يعتبر الأرشيف بمفهومه العام ذاكرة الأيام؛ الماضي والحاضر والمستقبل، ولا يختلف هذا المفهوم لدى الأشخاص عنه لدى الوزارات والهيئات والشركات والمؤسسات وغيرها, والأرشيف بهذا المعنى ينمو ويتضخم على نحو تراكمي يتطلب جملة من الإجراءات لتنظيمه وتسهيل إدارته وتداوله .
من هنا برزت الحاجة لابتكار أنظمة أدارة المستندات (الأرشفة الالكترونية) أو نظم أدارة الوثائق, وهي ببساطة عملية تصوير وفهرسة الوثائق وجعلها مادة سهلة التداول والاسترجاع الأمر الذي يوفر الوقت والجهد والمال
ما هي مشاكل الأرشيف التقليدي ؟
كشفت الدراسة الميدانية والاستبيانات التي أجريناها عن مجموعة من الصعوبات والمشكلات في نظم الأرشفة التقليدية منها :
ـ تضخم السجلات والملفات بزيادة حفظ الوثائق والأوراق والمستندات بمعدل (25 %) سنويا
ـ الوقت المهدر في استرجاع البيانات والوثائق من الأرشيف التقليدي يزيد (40% ) عنه في الأرشيف الالكتروني .
ـ يتطلب الأرشيف التقليدي مساحات أكبرونظم حفظ مختلفة كالأدراج والرفوف والخزائن وبالتالي تكلفة أكبر
ـ تزيد تكاليف نظم حفظ وتداول المستندات يدويا بمعدل ( 12% ) سنوياً
ـ يتطلب الأرشيف التقليدي توفير انظمة امن وسلامة لحماية محتوياته من اخطار الحوادث والكوارث، كما يتطلب تأمينه ضد السرقة والقرصنة وتوفير نظم امان سرية محكمة
ـ الاعتماد الكلي على القدرات البشرية في تداول الارشيف وإدارته يحتمل الخطأ، بجانب امكانية الضياع او سوء الحفظ
مراحل الأرشفة الالكترونية
اولا ً/ الدراسة والتحليل : يقوم فريق اللين والأعمار بإجراء الدراسة والتحليل اللازمين، ومن ثم وضع التصور الملائم لأرشيف العميل وخطة التنفيذ
ثانيا ً/ الإعداد والتسجيل : أعداد مواد الأرشيف وفرزها وبناء نظام الترقيم والعنونة
ثالثا ً/ إدخال البيانات :بناء قاعدة البيانات الخاصة بالأرشيف وتهيئة تطبيقات أدارة الأرشيف .
رابعا/ المسح الضوئي :مسح ضوئي لكل محتويات الأرشيف ومواده بكل أنواعها ومقاساتها باستخدام ماسحات عالية الدقة
: خامسا ً / المراجعة والتدقيق مراجعة كل المواد والتحقق من مطابقتها وجودة نوعيتها وخلوها من الأخطاء والعيوب
سادسا ً/الأرشفة الالكترونية :إدخال النسخة الالكترونية مع البيانات في الهيكل العام للأرشيف وفق الخطط الموضوعة سلفا، وربطها بالنسخة الأصلية من حيث المكان والعنوان والترقيم
: سابعا ً / الحفظ المادي أعادة حفظ النسخة الأصلية من مواد الأرشيف وتوفير نظم حفظ حديثة كأنظمة الدواليب الالكترونية الآمنة.
- مؤسسة اللين والاعمار للتجارة متخصصة منذ عشر سنوات في تنفيذ مشاريع الارشفة الالكترونية للملفات والوثائق والشبكات السلكية واللاسلكية ونظم إدارة موارد المؤسسات.
يتوفر لدينا طاقم عمل من الموظفين المحترفين في عمل الارشفة الالكترونية بجميع مراحله ويتوفر لدينا جميع انواع الماسحات الضوئية ابتداء من ماسحات الخرائط وحتى الورق العادي A4 واشتغل فريق العمل المدرب جيدا في مؤسسة اللين والأعمار ولسنوات طويلة على ابتكار وتطوير برنامج أرشفة الكترونية باسم (لينامار)، شارك في انجازه مصممون وفنيون على درجة عالية من الكفاءة والخبرة، وقد اعتمد الإصدار الجديد من برنامج (لينامار3.2) أحدث التقنيات لإيجاد حلول متكاملة لمشاكل الأرشفة .
إتصل بصاحب الإعلان 