برنامج الأرشيف الإلكتروني

هل تعاني من ضياع الملفات المهمة والحساسة أو صعوبة البحث عنها؟
هل تسعى لطريقة سهلة وسريعة للبحث والوصول آلى ملفاتك؟
هل لديك وثائق قابلة للانتهاء وتبحث عن آليه لمتابعتها والإحتفاظ بها؟
هل لديك فريق عمل كبير أو فروع متعددة وتريد مشاركة الملفات بين موظفيك وإيجاد الآلية المناسبة للحماية؟
ابشر ... لدينا الحل
اقتنائكم لنظام الأرشفة الإلكترونية من مؤسسة تاتش للتقنية والمعلومات هو سبيلكم إلى الضمان الحقيقي لجودة وأمان النظام، وإمكانية التطوير الدائم للنظام بحيث يتلائم تماما مع جميع متطلبات العمل لديكم، حيث أننا مستعدون دائما لتلبية طلبات عملائنا الكرام فيما يخص التعديلات أو الإضافات المقترحة والتي من شأنها رفع مستوى كفاءة وإنتاجية النظام بشكل مستمر، وحيث أننا نتميز بالحرص الشديد على سرية وحساسية الملفات والمعلومات، فإن أنظمتها هي الحل الأمثل والأقرب لكل من يبحث عن الضمان والأمان
لماذا مؤسسة سويفت تاتش للتقنية والمعلومات
كوننا متخصصين في بناء الانظمة الإدارية، فقد قمنا ببناء نظام متكامل يخدم جميع أهداف الأرشفة الإلكترونية الحديثة،
وباستخدام احدث التقنيات المتاحة في الوقت الراهن، حيث ان النظام قابل للتعديل ليناسب متطلبات عملائنا الكرام المختلفة،
بالإضافة إلى إمكانية ربط الفروع وغيرها مما سيأتي تفصيلها في خصائص النظام أدناه
لمن هذا النظام؟
يصلح هذا النظام للعمل لدى المنشآت الحكومية والتجارية والخاصة التي تسعى إلى إيجاد طرق حديثة لحفظ ملفاتها بشكل آمن ومنظم، وحماية الملفات من عمليات التجسس والسرقة والتسريب أو الضياع، وتسهيل إدارة هذه الملفات واسترجاعها عند الحاجة مما يوفر الوقت والجهد على موظفي المنشأة وتسخير هذا الوقت والجهد لزيادة الإنتاج الوظيفي وتسهيل التعامل الإداري وتسريع إنجاز المعاملات مما يظهر تميز وفرادة المنشأة وتقدمها الأمني والإداري
مميزات نظام الأرشفة الإلكترونية
1-أرشفة الملفات بجميع أنواعها واحجامها
لا يقتصر لدينا ارشفة الملفات على نوع الملف أو حجمه، فيمكنك ارشفة الملفات بما في ذلك الفيديوهات والعروض التقديمية الملفات الإعلانية دون الحاجة للقلق من حجم الملفات المؤرشفة، كما يوفر النظام شاشة خاصة بأرشيف الملفات العشوائية والتي قد يكون سبب ارشفتها فقط لمجرد البحث والمشاركة دون الحاجة لتعريف خاص بكل ملف.
2- شاشة خاصة بإدخال الوثائق القابلة للإنتهاء مع إصدار التنبيهات في حينها
لا يقتصر لدينا ارشفة الملفات على نوع الملف أو حجمه، فيمكنك ارشفة الملفات بما في ذلك الفيديوهات والعروض التقديمية الملفات الإعلانية دون الحاجة للقلق من حجم الملفات المؤرشفة .
3- شاشة خاصة بالبحث في معلومات إنتهاء الوثائق
تتيح لك هذه الشاشة البحث في الوثائق القابلة للإنتهاء قبل فترة من انتهائها، مثال ذلك تريد معرفة الوثائق التي قد تنتهي خلال الشهر القادم مع او بدون تخصيص نوع معين من الوثائق، وهذه الشاشة تعتبر حلا وقائيا ومفيدا لتجنب تأخير الوثائق التي قد يحتاج تجديدها إلى وقت معين ، هذا بالإضافة إلى خاصية تعيين الوقت المحدد للتنبيه المبكر لانتهاء كل وثيقة على حدة.
4- إدارة المعاملات الصادرة والواردة
تتيح لك هذه الشاشة تسجيل البيانات الخاصة بالمراسلات أو المعاملات الصادرة والواردة، مع إمكانية متابعتها وتعيين مستخدم معين لمتابعة المعاملة، بالإضافة إلى توفير أدوات بحث شاملة لجميع بنود المعاملات او المراسلات الواردة والصادرة والرد على المعاملات الواردة ومعرفة مرحلة تقدم المعاملة واستخراج تقارير بذلك.
5- طرق تنبيه متميزة
يمكنك الحصول على التنبيهات الخاصة بملفات الارشيفة والمتعلقة بانتهاء او قرب انتهاء وثيقة وحاجتها للتجديد، للتواجد دون الحاجه بالقرب من جهاز الكمبيوتر ودون الحاجه للدخول آلى نظام الارشفة و البحث عن الملفات القريب انتهائها او المنتهية، فيمكن للنظام ارسال رسالة جوال حسب الإعدادات (، او بريد الكتروني لإعلامك بقرب انتهاء الوثيقة.
6- تشفير صارم للملفات وحماية قصوى للبيانات.
7- قاعدة بيانات سريعة وغير محدودة الحجم.
هناك طريقة افضل واسرع من اخراج المستند من مجلدات الارشفة واخذ صورة منه او مراجعة محتوياته يدويا، عند اقتنائكم لنظام الارشفة الالكترونية، يمكنك البحث عن أي مستند في النظام والإطلاع على محتوياته من داخل النظام مثل الصور والكتب الالكترونية وملفات TIF في ثواني معدودة دون الحاجة للبحث اليدوي، وليس عليكم القلق حيال حجم البيانات أو الملفات المدخلة، فيمكن للنظام تخزين بيانات غير محدودة الحجم والعمل بسرعة عالية بغض النظر عن حجم البيانات.
8- يمكن لكل قسم من أقسام العمل أرشفة الملفات الخاصة به في دليل مختلف عن باقي الأقسام لتسهيل عملية البحث عن الملفات الخاصة بقسم أو موظف معين.
9- نظام صلاحيات المستخدمين
يخضع النظام بجميع شاشاته وأوامره لنظام صلاحيات المستخدمين والذي يمكن من خلاله تعيين الشاشات أو الاوامر التي يسمح للمستخدم بتنفيذها في النظام، بما يتضمن ذلك حرية الإطلاع على المستندات المؤرشفة بمختلف أنواعها، وإمكانية طباعة أي منها، كما ان النظام يقوم بتسجيل جميع العمليات التي يقوم بها المستخدم ويمكن مراجعتها من خلال نفس الشاشة المقصودة أو من خلال مدقق النظام
10- يعمل النظام بالتقويم الميلادي والهجري معا
اخذين بالإعتبار أن بعض الوثائق قد تعتمد على التاريخ الهجري أو الميلادي لانتهاء صلاحياتها، فإن النظام يدعم كلا التقويمين في جميع شاشاته
11- دعم انشاء وطباعة الباركود على الوثائق.
اذا كنت تعتمد على طباعة الباركود على المستند لسهولة التعرف عليه، فإن النظام يدعم مع المزيد من الاعدادات التي تسمح لك باختيار موقع طباعة الباركود والبيانات التي يحتوي عليها.
12- يعمل النظام بالتكامل مع الماسحات الضوئية ذات السحب المتعدد أو السريع
اذا كنت تعتمد على طباعة الباركود على المستند لسهولة التعرف عليه، فإن النظام يدعم قراءة الباركود من على الملفات، كما يدعم النظام عملية انشاء باركود وطباعته على الوثيقة مع المزيد من الاعدادات التي تسمح لك باختيار موقع طباعة الباركود والبيانات التي يحتوي عليها.
13- البحث عن اي ملف على جهازك في ثانية واحدة
إذا كان لديك الآلاف من الملفات على جهاز الكمبيوتر الخاص بك أو على قرص خارجي خاص بك لحفظ البيانات، فإن من المستحيل أحيانا أن تصل إلى الملف المطلوب عن طريق البحث الخاص بويندوز في وقت قصير أو بتذكر اجزاء فقط من إسم الملف، يوفر لكم نظام الأرشفة الإلكترونية خاصية فريدة تقوم بفهرسة أسماء وخصائص جميع الملفات على جهازك، بحيث يمكنك البحث من داخل نظام الأرشيف الإلكتروني عن ملفات لم يتم إضافتها إلى الأرشيف الإلكتروني بإسلوب بحث مبسط مع إمكانية تخصيص نوع الملف المطلوب البحث عنه مثل الكتب الالكترونية او ملفات الإكسل أو ملفات الوورد وغيرها في ثانية واحدة.
14- النسخ الإحتياطي الآلي... لن تفقد بياناتك بعد اليوم
يتوفر في النظام آلية لعمل نسخة احتياطية من البيانات وحفظها في موقع خاص على جهاز الكمبيوتر أو على الإنترنت (حسب الإعدادات المرغوب بها)، دون اي تدخل بشري مما يعطيك الأمان في الاستخدام وتلافي الاخطاء البشرية الممثلة في النسيان أو الإهمال، كما ان النظام يقوم بالعمليات المهمة تلقائيا دون الحاجة لاي تكوينات او اعدادات خاصة.
15- إمكانية طلب تعديلات أو إضافات أو تقارير إضافية إلى النظام
إن جميع انظمتنا هي من انتاجنا ولا نعمل بالوكالة لجهة خارجية، وحيث أن جميع انظمتنا في حالة تطوير دائما لمواكبة أي تطورات مستقبلية، فإنه بامكانك طلب اي تعديلات او اضافات على النظام فيما يخدم طريقة العمل أو الدورة المستندية المتبعة لديكم وحتى ينال النظام على رضاكم الكامل.